Éclairage sur la gestion immobilière des copropriétés

Lorsque vous confiez la gestion de vos copropriétés à un bon gestionnaire, vous vous trouvez à lui confier une tâche très complexe, car le bon gestionnaire sait qu’il doit agir sur plusieurs plans pour s’acquitter de cette tâche exigeante.

En effet, le bon gestionnaire sait qu’il doit organiser et harmoniser des activités sur le plan administratif, sur le plan des ressources financières, et sur celui des ressources matérielles : trois niveaux complexes où le gestionnaire doit avoir des compétences et où il doit se faire entourer par une équipe de gens, eux-mêmes compétents dans l’un ou l’autre de ces domaines.

Voici à titre suggestif et non exhaustif quelques-unes des principales activités qu’ INVEST GAIN LTÉE organise autour de chacun de ces trois domaines :

1. Activités reliées à l’administration
   Les fonctions et tâches se rapportant aux activités reliées à l’administration consistent à :

1.1 Préparer les réunions mensuelles et autres réunions convoquées par les administrateurs, ce qui inclut entre autres, la préparation de l’ordre du jour, de la documentation nécessaire à la tenue des-dites réunions et le compte rendu de la gestion du mois précédent.

1.2 Préparer un procès-verbal de chaque réunion, en livrer une copie aux administrateurs, le faire approuver et consigner les remarques et modifications dans un registre auquel peuvent référer tous les copropriétaires.

1.3 Préparer, organiser et assister à l’assemblée annuelle et à toute autre assemblée spéciale des copropriétaires et produire la documentation nécessaire. Rédiger et diffuser les procès-verbaux.

1.4 Produire les photocopies de tout document nécessaire et utile à la tenue des réunions.

1.5 Établir et maintenir la relation avec les copropriétaires, en produisant entre autres un bulletin d’information qui contient l’essentiel des décisions et des activités réalisées dans un laps de temps donné. Un tel bulletin doit être diffusé auprès des copropriétaires, après avoir été approuvé par le conseil d’administration.

1.6 Assurer le service de correspondance et d’appels téléphoniques.

1.7 Conserver les archives de la copropriété de même que les plans et devis, et tenir un registre des titres de propriété et informer les administrateurs de tout changement.

1.8 Tenir un registre des unités exclusives données en location par les copropriétaires et informer les administrateurs de tout changement.

1.9 Tenir un compte distinct pour chaque partie exclusive des copropriétés indiquant le montant des dépenses communes applicables à chaque unité et en faire rapport au moins une fois par année.

1.10 Embaucher le personnel et la main d’œuvre nécessaire, en assurer la surveillance et la responsabilité de manière à pouvoir s’en déclarer satisfait à chaque réunion mensuelle et préparer, aux deux semaines, la paie des employés, en collaboration avec le Conseil d’administration.

1.11 Obtenir les services légaux nécessaires en conformité avec les directives des administrateurs.

1.12 Maintenir à jour le dossier des assurances, de quelque nature que ce soit, et pourvoir à leur renouvellement, toujours en collaboration avec le Conseil d’administration.

1.13 Contrôler l’application et le respect de l’Acte de copropriété, du Guide du copropriétaire et des autres règlements de la copropriété. Envoyer un avis aux contrevenants et en assurer le suivi.

1.14 Prévoir et fournir les locaux pour toutes les réunions du Conseil et pour les activités prévues par les copropriétaires.

1.15 Identifier spécifiquement toute dépense importante ainsi que tout engagement à long terme.

1.16 Accomplir toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement administratif.

2. Activités reliées aux ressources financières

Les fonctions et tâches se rapportant aux activités reliées aux ressources financières consistent à :

2.1 Préparer, en collaboration avec les administrateurs, un budget annuel devant être soumis à l’assemblée annuelle et approuvée par elle.

2.2 Suivre le budget par la préparation d’états financiers présentés selon les principes comptables généralement reconnus.

2.3 Présenter les états financiers aux administrateurs pour la période écoulée entre deux réunions du Conseil d’administration, comprenant entre autres : un bilan, un état des revenus et des dépenses comparativement au budget pour la période annuelle écoulée, une liste des comptes à recevoir, des comptes à payer ainsi que la situation de l’encaisse.

2.4 Distribuer ces états financiers aux administrateurs au moins quarante-huit heures (48) avant chaque réunion mensuelle.

2.5 Présenter les rapports mensuels ou annuels à échéance, tel que déterminé par le Conseil.

2.6 Maintenir les registres comptables appropriés.

2.7 Verser toute somme perçue dans un compte en fidéicommis exclusif à la copropriété.

2.8 Percevoir les cotisations et toutes les sommes dues à la copropriété; expédier les avis appropriés en cas de non paiement et assurer le suivi.

2.9 Payer et acquitter tout compte dû par la copropriété conformément à l’approbation et aux modalités fixées par les administrateurs.

2.10 Obtenir les avances de fonds, au besoin, et ce, suivant les directives des administrateurs.

2.11 Gérer les fonds d’immobilisation, de roulement et de réserve, suivant les directives des administrateurs.

2.12 Accomplir toutes autres tâches nécessaires à la bonne marche de la gestion des ressources financières, suivant les directives des administrateurs.

3. Activités reliées à la gestion des ressources matérielles

Les fonctions et tâches se rapportant aux activités reliées aux ressources matérielles consistent à :

3.1 Pourvoir au maintien, à l’entretien et à la réparation des parties communes pour en assurer la conservation, la qualité et le bon fonctionnement.

3.2 Pourvoir à la propreté, la décoration et le paysagement de la copropriété, suivant les directives des administrateurs.

3.3 Préparer les appels d’offres et obtenir  trois  (3)  soumissions écrites pour tous les contrats continus ou périodiques, approuvés par les administrateurs.

3.4 Établir, en collaboration avec les administrateurs et les experts-conseils, un plan quinquennal d’entretien et de prévention.

3.5 Négocier tous les contrats essentiels à la maintenance.

3.6 Veiller au recrutement, au congédiement et à la rémunération du personnel, requis pour exécuter en tout temps et de façon prompte et efficace les fonctions et tâches de maintenance.

3.7 Contrôler et planifier les travaux de maintenance et du contrat d’entretien, en superviser la qualité d’exécution et en présenter un rapport aux réunions du Conseil d’administration et pouvoir se déclarer satisfait des travaux exécutés.

3.8 Faire exécuter tout ouvrage nécessaire à la copropriété, à l’intérieur des postes budgétaires établis suivant les directives des administrateurs.

3.9 Obtenir directement ou par contrat de service tous les matériaux, fournitures, outillages et appareils nécessaires au service de maintenance.

3.10 Maintenir un service téléphonique vingt-quatre (24) heures par jour et retourner les appels reçus dans un délai maximal de 24 heures.

3.11 Se rendre disponible pour rencontrer les copropriétaires.

3.12 Accomplir tout acte et geste nécessaire au bon fonctionnement du service de maintenance.

3.13 Avertir, sans délai, le Conseil de tout problème majeur et de tout acte de vandalisme survenant dans la copropriété.

3.14 Faire une inspection hebdomadaire des garages pour en vérifier la propreté, constater les anomalies et y remédier.

L’expérience montre que tout ce que nous venons d’énumérer est indispensable pour une bonne gestion immobilière, faute de quoi, on tombe dans un amateurisme où tout est fait à l’à peu près et où un grand nombre de ces éléments importants risque d’être négligé.

Ajoutons à tout cela un bénéfice très précieux sur le plan de la réduction des coûts de tous les services nécessaires à une copropriété, et c’est celui de pouvoir bénéficier d’une économie d’échelle que nous pouvons vous assurer. Ici, nous faisons allusion au pouvoir d’achat de services que nous détenons qui, de par nos contacts avec les fournisseurs des services, a à notre disposition une grande  liste de ces fournisseurs avec qui nous pouvons négocier et obtenir des prix autrement plus avantageux que ceux que peut obtenir un conseil d’administration novice, qui discute tous les contrats de l’assurance, de la maintenance et du financement avec des fournisseurs qui reconnaissent sans doute son inexpérience et son isolement.

Voilà autant des raisons qui vous convaincront de confier votre pain au boulanger et votre copropriété à un bon gestionnaire. Par les soins que nous mettrons au service de votre copropriété et grâce aux nombreuses compétences que nous mettrons à votre disposition, Invest Gain Ltée protégera votre investissement et risquera d’en doubler la valeur à mesure que le temps passe.

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