Éclairage sur la gestion immobilière des copropriétés

Lorsque vous confiez la gestion de vos copropriétés à un bon gestionnaire, vous vous trouvez à lui confier une tâche très complexe, car le bon gestionnaire sait qu’il doit agir sur plusieurs plans pour s’acquitter de cette tâche exigeante.

En effet, le bon gestionnaire sait qu’il doit organiser et harmoniser des activités sur le plan administratif, sur le plan des ressources financières, et sur celui des ressources matérielles : trois niveaux complexes où le gestionnaire doit avoir des compétences et où il doit se faire entourer par une équipe de gens, eux-mêmes compétents dans l’un ou l’autre de ces domaines.

Voici à titre suggestif et non exhaustif quelques-unes des principales activités qu’ INVEST GAIN LTÉE organise autour de chacun de ces trois domaines :

  1. Activités reliées à l’administration
    Les fonctions et tâches se rapportant aux activités reliées à l’administration consistent à :

1.1 Préparer les   réunions   mensuelles    et    autres   réunions   convoquées   par   les    administrateurs,   ce  qui  inclut entre autres, la préparation  de l’ordre du jour, de  la documentation nécessaire  à  la tenue  des-dites  réunions et le compte rendu de  la  gestion  du mois précédent.

1.2 Préparer un procès-verbal   de chaque réunion, en   livrer  une copie  aux  administrateurs, le faire  approuver et consigner les remarques et modifications dans un registre auquel peuvent référer tous les copropriétaires.

1.3 Préparer, organiser  et   assister  à  l’assemblée  annuelle  et  à toute autre  assemblée spéciale  des  copropriétaires  et  produire  la  documentation  nécessaire. Rédiger et  diffuser les procès-verbaux.

1.4 Produire les photocopies de tout document nécessaire et utile à la tenue des réunions.

1.5 Établir et  maintenir  la  relation  avec  les  copropriétaires, en produisant entre autres  un bulletin d’information qui contient l’essentiel des décisions et des activités  réalisées dans un laps de temps donné. Un tel bulletin doit être diffusé auprès des copropriétaires, après avoir été approuvé par le conseil d’administration.

1.6 Assurer le service de correspondance et d’appels téléphoniques.

1.7 Conserver les archives de la copropriété de même que les plans et devis, et tenir un registre des   titres   de   propriété et informer les administrateurs de tout changement.

1.8 Tenir un registre des unités exclusives données en location par les copropriétaires et informer les administrateurs de tout changement.

1.9 Tenir un  compte  distinct   pour  chaque   partie exclusive des copropriétés indiquant le montant des  dépenses  communes  applicables  à  chaque  unité  et  en faire rapport au moins une fois par année.

1.10 Embaucher le personnel et la main d`’œuvre nécessaire, en assurer la surveillance et la  responsabilité  de  manière  à  pouvoir  s’en  déclarer  satisfait  à  chaque réunion  mensuelle  et   préparer,  aux  deux  semaines, la paie  des  employés,  en  collaboration avec le Conseil d’administration.

1.11 Obtenir les   services  légaux   nécessaires   en  conformité  avec les  directives  des administrateurs.

1.12 Maintenir à jour le dossier des assurances, de quelque nature que ce soit, et pourvoir à leur renouvellement, toujours en collaboration avec le Conseil d’administration.

1.13 Contrôler l’application et le respect de l’Acte de copropriété, du Guide du copropriétaire et des autres règlements de la copropriété. Envoyer un avis aux contrevenants et en assurer le suivi.

1.14 Prévoir et fournir les locaux pour toutes les réunions du Conseil et pour les activités prévues par les copropriétaires.

1.15 Identifier spécifiquement toute dépense importante ainsi que tout engagement à long terme.

1.16 Accomplir toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement administratif.

 

  1. Activités reliées aux ressources financières

Les fonctions et tâches se rapportant aux activités reliées aux ressources financières consistent à :

2.1 Préparer, en collaboration  avec  les  administrateurs, un  budget annuel devant être soumis à l’assemblée annuelle et approuvée par elle.

2.2 Suivre le  budget  par  la préparation d’états financiers présentés selon les principes comptables généralement reconnus.

2.3 Présenter les états financiers aux administrateurs pour la période écoulée entre deux réunions du Conseil d’administration, comprenant entre autres : un bilan, un état des revenus  et  des dépenses comparativement au budget pour la période annuelle écoulée, une liste des comptes  à  recevoir, des  comptes  à  payer  ainsi  que  la  situation de l’encaisse.

2.4 Distribuer ces états financiers aux administrateurs au moins quarante-huit heures (48) avant chaque réunion mensuelle.

2.5 Présenter les rapports mensuels ou annuels à échéance, tel que déterminé par le Conseil.

2.6 Maintenir les registres comptables appropriés.

2.7 Verser toute somme perçue dans un compte en fidéicommis exclusif à la copropriété.

2.8 Percevoir les cotisations et toutes les sommes dues à la copropriété; expédier les avis appropriés en cas de non-paiement et assurer le suivi.

2.9 Payer et acquitter tout compte dû par la copropriété conformément à l’approbation et aux modalités fixées par les administrateurs.

2.10 Obtenir les avances de fonds, au besoin, et ce, suivant les directives des administrateurs.

2.11 Gérer les fonds d’immobilisation, de roulement et de réserve, suivant les directives des administrateurs.

2.12 Accomplir toutes autres tâches nécessaires à la bonne marche de la gestion des ressources financières, suivant les directives des administrateurs.

  1. Activités reliées à la gestion des ressources matérielles

Les fonctions et tâches se rapportant aux activités reliées aux  ressources matérielles consistent à :

3.1 Pourvoir au maintien, à l’entretien et à la réparation  des  parties communes pour en assurer la conservation, la qualité et le bon fonctionnement.

3.2 Pourvoir à la  propreté, la décoration et le  paysagement de la copropriété,  suivant les directives des administrateurs.

3.3 Préparer  les appels  d’offres  et  obtenir  trois  (3)  soumissions  écrites  pour  tous les contrats continus ou périodiques, approuvés par les administrateurs.

3.4 Établir, en  collaboration  avec  les  administrateurs  et  les  experts-conseils, un plan quinquennal d’entretien et de  prévention.

3.5 Négocier tous les contrats essentiels à la maintenance.

3.6 Veiller au recrutement, au congédiement et à la rémunération du personnel, requis pour exécuter en tout temps et de façon prompte et efficace les fonctions et tâches de maintenance.

3.7 Contrôler et planifier les travaux de maintenance et du contrat d’entretien, en superviser la qualité d’exécution et en présenter un rapport aux réunions du Conseil d’administration et pouvoir se déclarer satisfait des travaux exécutés.

3.8 Faire exécuter tout ouvrage nécessaire à la copropriété, à l’intérieur des postes budgétaires établis suivant les directives des administrateurs.

3.9 Obtenir directement ou par contrat de service tous les matériaux, fournitures, outillages et appareils nécessaires au service de maintenance.

3.10 Maintenir un service téléphonique vingt-quatre (24) heures par jour et retourner les appels reçus dans un délai maximal de 24 heures.

3.11 Se rendre disponible pour rencontrer les copropriétaires.

3.12 Accomplir tout acte et geste nécessaire au bon fonctionnement du service de maintenance.

3.13 Avertir, sans délai, le Conseil de tout problème majeur et de tout acte de vandalisme survenant dans la copropriété.

3.14 Faire une inspection hebdomadaire des garages pour en vérifier la propreté, constater les anomalies et y remédier.

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L’expérience montre que tout ce que nous venons d’énumérer est indispensable pour une bonne gestion immobilière, faute de quoi, on tombe dans un amateurisme où tout est fait à l’à peu près et où un grand nombre de ces éléments importants risque d’être négligé.

Ajoutons à tout cela un bénéfice très précieux sur le plan de la réduction des coûts de tous les services nécessaires à une copropriété, et c’est celui de pouvoir bénéficier d’une économie d’échelle que nous pouvons vous assurer. Ici, nous faisons allusion au pouvoir d’achat de services que nous détenons qui, de par nos contacts avec les fournisseurs des services, a à notre disposition une grande  liste de ces fournisseurs avec qui nous pouvons négocier et obtenir des prix autrement plus avantageux que ceux que peut obtenir un conseil d’administration novice, qui discute tous les contrats de l’assurance, de la maintenance et du financement avec des fournisseurs qui reconnaissent sans doute son inexpérience et son isolement.

Voilà autant des raisons qui vous convaincront de confier votre pain au boulanger et votre copropriété à un bon gestionnaire. Par les soins que nous mettrons au service de votre copropriété et grâce aux nombreuses compétences que nous mettrons à votre disposition, Invest Gain Ltée protégera votre investissement et risquera d’en doubler la valeur à mesure que le temps passe.

 

 

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